Por qué no debería administrar en solitario su software ERP

por Gina Murphy

Miles de organizaciones de todos tamaños utilizan el software Enterprise Resource Planning para mejorar la eficiencia en operaciones fundamentales para su operación.

Con una solución ERP completamente integrada, las compañías obtienen mayor control y entendimiento de funciones clave de su negocio, como pueden ser contabilidad, compras, inventarios, producción, embarques, control de calidad y ventas.

Pero si encontrar la solución ERP adecuada que se adapte a las necesidades de su compañía puede ser un gran desafío, e implementarla y administrarla una vez que elija la correcta puede resultar todavía más complicado.

Para ayudarle a navegar entre tanto ERP, hablaré sobre las partes básicas del software ERP, describiré los diferentes tipos de implementación, enlistaré los más grandes participantes del mercado, y explicaré por qué asociarse con un proveedor de servicios administrados puede ser el método más eficiente y rentable para hacer que su compañía progrese.

Los fundamentos de ERP

En esencia, el software ERP integra procesos de negocios esenciales, con frecuencia en tiempo real, para rastrear, recolectar, almacenar, administrar e interpretar datos de actividades diversas en toda la empresa.

Cuando se llevan a cabo de manera correcta, tareas imposibles o desafiantes como pueden ser rastrear un único recurso desde las etapas de adquisición de materiales hasta las etapas de ventas y embarque, se convierten en una parte natural del proceso ERP.

Las soluciones ERP se han vuelto un ingrediente esencial de una empresa exitosa moderna. Cuando se implementan correctamente, pueden ahorrar millones de dólares a las organizaciones y darles una ventaja competitiva significativa. Pero cuando se implementan de manera equivocada, las soluciones ERP pueden crear problemas en el flujo de trabajo que supuestamente simplificarían. En lugar de ahorrar tiempo y dinero, una configuración ERP inadecuada puede implicar desperdicio de ambos tan solo para remediar la situación.

Elegir la implementación ERP adecuada para su empresa es el primer paso para asegurarse de encontrar la oferta adecuada.

Tipos de implementación ERP

Aun si hay muchas variantes, existen tres grandes categorías de implementación ERP con las que querrá familiarizarse: local, en la nube e híbrida. Saber cuál es la adecuada para su negocio no siempre es sencillo, y una buena manera de descubrirlo es trabajar con un proveedor de servicios administrados con experiencia y un expediente comprobado de orientar a empresas en implementaciones ERP complejas.

Abajo enlisto las ventajas y desventajas de cada tipo de implementación:

  • Local Aunque las soluciones de nube mejoran a diario, por ahora, las soluciones ERP locales todavía ofrecen un mayor grado de integración con sistemas de software locales. Esa es la razón por la que las soluciones locales (también conocidas como in situ u on site) con frecuencia son preferidas por las organizaciones más grandes que buscan personalización y desempeño. Habiendo dicho eso, aproximadamente la mitad de las organizaciones que ejecutan software Tier 1 ERP al menos exploran la nube en su implementación general.
  • Nube La popularidad de las soluciones de nube crece exponencialmente. La falta de una necesidad de hardware a gran escala y local implica que las soluciones de nube suelen ser más rápidas y menos costosas de implementar, mantener, monitorear y mejorar. Sin embargo, no siempre ofrecen el nivel de integración, personalización y desempeño requerido por grandes empresas.
  • Híbrido Los líderes en software ERP ofrecen un balance entre implementaciones locales y en la nube que puede aprovechar las fortalezas de cada parte en una solución híbrida y global.

Varios proveedores proveen soluciones para cada una de estas categorías. Es importante entender quiénes son y qué ofrecen al momento de analizar las distintas opciones ERP.

SAP y Oracle son líderes ERP desde hace mucho tiempo. PeopleSoft, propiedad de Oracle, es otro fuerte contendiente con una impresionante solución punta a punta y que vale la pena considerar. Antes de decidirse entre uno de estos, es buena idea acercarse a especialistas ERP independientes que tengan experiencia de alto nivel con las tres plataformas.

Estrategias de implementación

Una de las decisiones más importantes para las que querrá tener orientación es para la estrategia de implementación de su solución ERP. Dada la necesidad de integración con prácticamente cualquier unidad de negocio y sistema de software en su organización, una implementación ERP confiable requiere de planeación cuidadosa.

He aquí dos de las estrategias de implementación más comunes:

  • Big Bang Este es el modelo más simple y menos costoso. La transición al nuevo sistema ERP ocurre de golpe y sin posibilidad de echarse para atrás. El acercamiento “big bang”, reservado frecuentemente para compañías pequeñas con requisitos de integración mínimos, generalmente es considerado demasiado arriesgado para implementaciones más grandes y complejas.
  • Por fases La mayor ventaja de la estrategia por fases es la reducción de riesgos. La transición al nuevo sistema ERP ocurre paso a paso, un módulo a la vez. Esto da a los equipos una cantidad máxima de tiempo para familiarizarse con el nuevo software y regresar al viejo cuando encuentren un problema. Esta estrategia por lo general es la mejor para compañías grandes y más renuentes al cambio que tengan una gran parte de software local que integrar. Aunque siempre es inteligente buscar orientación de un equipo experto en implementación ERP de un proveedor de servicios administrados, es todavía más importante cuando se utiliza una estrategia de transición por fases, en la que se requiere de mucha planeación.

Soporte y administración continua

Una vez que su plataforma ERP esté en funcionamiento, el siguiente paso es administrar, optimizar y proteger su inversión. En esta área, es difícil exagerar el valor de un equipo de especialistas ERP de un proveedor de servicios administrados de primer nivel.

Dependiendo del conjunto preciso de servicios administrados que elija, un equipo de expertos ERP puede liberar la carga de su departamento TI, dejándoles la capacidad de enfocarse en las necesidades primordiales de su negocio, en lugar de fungir como soporte ERP.

Un proveedor de servicio administrado de nivel empresarial debe encargarse por lo menos de monitoreo, seguridad del sistema, reportes, administración de bases de datos y soporte granular y específico por módulo.

El valor duradero de ERP

El software ERP tiene el poder de transformar su empresa al proveer un medio centralizado de ver, monitorear, rastrear, automatizar y ajustar los procesos fundamentales de negocio a través de toda la organización.

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